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    采购如何才能远离忙碌
    发表:2010-7-28 0:00:00  |  阅读:1511

    采购如何才能远离忙碌?这个命题也许仅仅是个假设.不过我们至少可以从这几个方面入手,减少不必要的时间浪费:

    1、从整理你的办公桌面开始;

    大家都知道采购员的文件资料是很多的,有发票、入库单、传真、技术图纸、需求计划、合同、报价等等??梢哉庋?,大多采购的桌面是混乱的。而这些混乱是影响你工作情绪、增加你工作量的一个重要因素。现在开始整理你的桌面,让文档管理更加规范,养成及时处理的习惯,给自己一个整洁、清新的办公环境。

    方法有:A、尽量用邮件交流,减少传真,B、公司用电脑传真,C、将重要的书面资料通过扫描的办法存入电脑,D、在电脑中进行分类管理,E、定期对文件进行清理等等。

    2、合理应用邮件、贸易通、QQMSN)和电话

    电话多是采购部门的特点,但是电话最好用来解决简单的沟通问题,为了不让过多的电话影响你一天的计划,可以要求有关人员将需要沟通解决的问题通过邮件的形式来沟通。这样,你可以选择合适的时间去处理这些邮件。而需要自己去沟通重要的问题,也可以设置不同的格式模板来处理,可以既规范又节省时间,如:质量反馈单、工作联系单等。

    3、学会处理邮件

    现在的采购工作中,邮件的阅读量会越来越大,在邮件上所花费的时间也越来越多。处理邮件要迅速,要能立即判断该邮件处理的先后顺序,将邮件及时分类成紧急处理、优先处理和待处理几类。要要求发送方在邮件的标题上著名清楚邮件的核心内容和处理的紧急程度。所有邮件的处理尽量当日阅读完毕,对于未能处理的邮件内容要列入工作日记。及时删除垃圾邮件。

    4、学会做工作日记

    每天晚上或第二天上班前要提炼当日(或次日)工作计划的要点,检查各项工作完成的情况,事不过夜,日清日毕!在日常工作中,把重点问题记录在工作日记上,防止遗漏!

    5、学会思考与总结,不做“井底之蛙”,而要“登高望远”

    这是一个优秀采购必须具备的素质,是防止采购问题重复发生的主要解决办法,也是提高自我的手段,是一个业务型采购走向管理型采购的开始。要能够发现问题,解决问题,总结问题,规避同类问题发生。不能仅仅“做事”,而更多的还是要“管事”!一个不能脱身于采购事务之外来认真思考自己工作的采购,一个不能站在更高的层次去思考、总结自己工作的采购,其进步的速度是缓慢的,其忙碌的一生也是可以想象的!

     

     

    来源:来自网上的转帖

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